Alcançar a eficiência operacional é um dos grandes objetivos da gestão rural e a gestão do estoque é uma operação essencial, por isso se preparar para o recebimento de insumos é um dos pontos importantes para aumentar a rentabilidade da fazenda.
Sem esse controle, a fazenda pode ficar sem produtos para o desenvolvimento das atividades, ou manter uma quantidade errada de produtos, gerando custos desnecessários.
No entanto, uma dúvida recorrente é: como controlar o recebimento e armazenamento de insumos?
A ideia é evitar os problemas principais como: todos os produtos foram recebidos? Quais produtos faltam receber? Onde está armazenado determinado produto?
Se essas também são suas dúvidas, continue a leitura e confira algumas dicas para monitorar o recebimento de insumos e como fazer o armazenamento.
GESTÃO DE ESTOQUE: O QUE VOCÊ PRECISA SABER
A gestão de estoque, é uma atividade estratégica para o produtor. Com ela é possível controlar todos os aspectos relacionados às atividades de produção, garantindo que não faltem insumos às diversas atividades agrícolas.
Dessa forma, operações como preparo do solo, semeadura ou controle de doenças e pragas, entre outras, são abastecidas por insumos controlados pela gestão de estoque.
Vale lembrar que todos esses itens estocados podem representar mais de 46% dos ativos do empreendimento.
A gestão desse ponto pode significar a diferença entre o lucro e o prejuízo de um negócio. Ela representa a capacidade da fazenda organizar e controlar a quantidade de cada produto em um determinado momento.
Saber quando reabastecer certos itens, a necessidade de compra e produção e, além disso, o preço de compra é essencial para a manutenção das atividades, o que torna essa tarefa, além de complexa, muito delicada.
COMO FAZER UMA BOA GESTÃO DE ESTOQUE?
Então, primeiramente, é preciso ter um lugar adequado para armazenar os produtos. É importante que ele seja coberto, seguro e fechado.
Toda a entrada e saída de produtos deve ser registrada, informando a quantidade, a data e para onde foi encaminhado. Com isso, as etapas da gestão de estoque geralmente obedecerão à seguinte sequência:
- compra de insumos e demais produtos;
- chegada e recebimento dos itens;
- conferência dos dados;
- estocagem;
- requisição do produto por parte de funcionários ou setores;
- saída do produto e o seu respectivo registro;
- apropriação dos custos.
Além disso, ter um estoque organizado é garantia de evitar produtos vencidos, vazamentos, acidentes e outros. A associação dos distribuidores de insumos agropecuários disponibiliza um Manual de Armazenamento com instruções importantes para segurança e organização do estoque.
COMO MELHORAR O RECEBIMENTO DE INSUMOS E SEU ARMAZENAMENTO?
Esse processo pode variar de acordo com a propriedade rural e suas realidades. O recebimento de insumos é o processo que ocorre assim que as mercadorias adquiridas com os fornecedores são entregues na fazenda. Em geral, ele é dividido em algumas fases:
- agendamento da entrega;
- identificação da mercadoria;
- conferência das notas;
- vistoria para identificar avarias;
- remanejamento e/ou separação dos produtos;
- cadastro no sistema de gestão do estoque.
Porém, há 3 etapas gerais que fazem parte do procedimento. São:
- Recebimento das mercadorias: a primeira etapa se refere à preparação para a carga e descarga de mercadorias. De acordo com a espécie e característica dos produtos, eles são paletizados ou fracionados. Alguns equipamentos ajudam nesse momento, como guincho, empilhadeiras, niveladores, entre outros.
- Conferência: nessa etapa é feita a conferência dos produtos com a nota fiscal e o pedido, assim é possível confirmar se todos os produtos foram recebidos corretamente ou se ainda falta produto. A agilidade do responsável e as informações corretas ajudam a obter mais produtividade e gerar economia.
- Estocagem: em seguida, os produtos devem ser organizados por validade, ou por ordem de utilização. O maior cuidado nesse momento é com o espaço, já que é possível evitar desperdícios e manter o controle de quantidade.
COMO OTIMIZAR ESSE PROCESSO?
A passagem por essas etapas podem ser agilizada com algumas técnicas simples.
Veja o que pode ser feito na sua propriedade:
- Conte com máquinas e equipamentos especializados
O processo de recepção de produtos pode ser otimizado com o uso de máquinas, como empilhadeiras e niveladores.
- Faça a conferência do pedido
No recebimento, o ideal é fazer a conferência de mercadorias conforme a nota fiscal e o pedido. Recomenda-se que mais de um funcionário receba e confira os produtos recebidos, antes de assinar a nota de recebimento.
- Adote o inventário
A logística exige que os produtos armazenados sejam registrados de modo preciso, evitando inconsistências. O inventário é fundamental nesse processo, tanto para a manutenção do estoque quanto para a organização da fazenda.
- Tenha um sistema de gestão
A tecnologia no campo otimiza os processos e além da segurança, agiliza as informações. Com ela você pode verificar como está o estoque, da palma da mão de onde estiver.
E sua fazenda, está preparada para otimizar o armazenamento de mercadorias?
TENHA UM SISTEMA DE GESTÃO ADEQUADO
A tecnologia, como mencionado anteriomente, tem sido a grande aliada do produtor na condução dos negócios no campo.
Os principais benefícios da utilização de um sistema de gestão de estoque podem ser assim resumidos:
- redução nos erros de lançamento;
- acesso a todos os dados;
- facilidade de cálculos;
- leitura imediata do inventário;
- disponibilidade de dados para o planejamento;
- controle dos custos de insumos na produção.
Dessa forma, por meio da sua utilização, fica muito fácil calcular os custos de produção, assim como o preço unitário do produto. Por sua vez, registrar e controlar entradas e saídas de insumos permite realizar o planejamento agrícola e corrigir desvios.
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